এখানে মিটিং এজেন্ডা ও মিনিটসের জন্য একটি নমুনা দেওয়া হলো। এই ফরম্যাটটি ব্যবহার করে আপনি মিটিংয়ের আলোচনা ও সিদ্ধান্তগুলো সুসংগঠিতভাবে লিপিবদ্ধ করতে পারবেন। বিভিন্ন ধরণের মিটিং এর জন্য ফরম্যাটটি নিজের মতো করে সাজিয়ে নিতে পারেন ইনশা আল্লাহ।

মিটিং এজেন্ডা ফরম্যাট

১. সাধারণ তথ্য (Meeting Details)

• মিটিংয়ের নাম: [যেমন: সাপ্তাহিক টিম মিটিং-০৩৩_২০২৫]
• তারিখ: [তারিখ, যেমন: ৫ সেপ্টেম্বর, ২০২৫]
• সময়: [শুরুর ও শেষের সময়, যেমন: সকাল ১০:০০ - ১০:৪৫]
• স্থান: [মিটিংয়ের স্থান, যেমন: ইউনিট অফিস]
• সভাপতি: [যিনি মিটিং পরিচালনা করবেন, তার নাম]
• লক্ষ্য: [মিটিংয়ের মূল লক্ষ্য, যেমন: বিগত সপ্তাহের কাজের অগ্রগতি পর্যালোচনা এবং আগামী মাসের পরিকল্পনা চূড়ান্ত করা]

২. আলোচ্য বিষয় (Agenda Items)

ক. গত মিটিংয়ের সিদ্ধান্তগুলোর ফলোআপ (১০ মিনিট)

• বিষয়: [যেমন: 'হারাম রিলেশনশিপ নিয়ে সচেতনতা ক্যাম্পেইন'-এর জন্য ম্যাটেরিয়ালস ডিজাইন]
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: [রুম্মান]
• স্থিতি: [সম্পন্ন হয়েছে / আংশিক সম্পন্ন / সম্পন্ন হয়নি]

খ. বিগত সপ্তাহের কাজের পর্যালোচনা (১৫ মিনিট)

• বিষয়: [যেমন: ক্যাম্পেইন এবং দাওয়াহ কার্যক্রমের অগ্রগতি]
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: [ফারিস]
• লক্ষ্য: বিগত সপ্তাহের কাজের সাফল্য ও চ্যালেঞ্জগুলো নিয়ে আলোচনা করা।

গ. আগামী সপ্তাহের কর্মপরিকল্পনা (১০ মিনিট)

• বিষয়: [যেমন: নতুন পাঠচক্রের জন্য কারিকুলাম ও স্থান নির্ধারণ]
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: [খালিদ ও সজীব]
• লক্ষ্য: আগামী সপ্তাহের জন্য সুনির্দিষ্ট কর্মপরিকল্পনা তৈরি এবং দায়িত্ব বন্টন করা।

ঘ. আর্থিক পর্যালোচনা (৫ মিনিট)

• বিষয়: [বর্তমান ফান্ড এবং প্রত্যাশিত খরচের হিসাব]
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: [যিনি আর্থিক হিসাব রাখেন, তার নাম]
• লক্ষ্য: বর্তমান আর্থিক অবস্থা পর্যালোচনা এবং আগামী সপ্তাহের খরচের অনুমোদন নেওয়া।

ঙ. উন্মুক্ত আলোচনা ও প্রশ্নোত্তর (৫ মিনিট)

• বিষয়: সদস্যদের পক্ষ থেকে যেকোনো নতুন বিষয় বা প্রশ্ন নিয়ে আলোচনা।

**চ. পরবর্তী পদক্ষেপ **

• পরবর্তী মিটিংয়ের তারিখ ও সময়: [তারিখ ও সময়, যেমন: ১২ সেপ্টেম্বর, ২০২৫, সকাল ১০:০০টা]
• প্রস্তুতকারী: [আপনার নাম ও পদবি, যেমন: সাদ, সেক্রেটারি]
• তারিখ: [এজেন্ডা তৈরির তারিখ]

গুরুত্বপূর্ণ :

• প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ করুন।
• প্রত্যেক বিষয়ের পাশে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম উল্লেখ করুন।
• মিটিংয়ের উদ্দেশ্য এবং এজেন্ডা সবার কাছে মিটিংয়ের আগেই পাঠিয়ে দিন, যাতে তারা প্রস্তুত হয়ে আসতে পারে।

মিটিং এজেন্ডার বাস্তব উদাহরণ

১. সাধারণ তথ্য

• মিটিংয়ের নাম: মাসিক প্রজেক্ট পর্যালোচনা মিটিং
• তারিখ: ৫ সেপ্টেম্বর, ২০২৫
• সময়: সকাল ১০:০০ - ১০:৪৫
• স্থান: ইউনিট অফিস
• সভাপতি: ফারিস
• অংশগ্রহণকারী: সাদ, রুম্মান, ইউসুফ, খালিদ, শাফি, ফয়সাল
• লক্ষ্য: বিগত মাসের প্রজেক্টগুলোর অগ্রগতি পর্যালোচনা এবং আগামী মাসের জন্য নতুন পরিকল্পনা চূড়ান্ত করা।

২. আলোচ্য বিষয়

ক. গত মিটিংয়ের সিদ্ধান্তের ফলোআপ (১০ মিনিট)

• বিষয়: 'হারাম রিলেশনশিপ নিয়ে সচেতনতা ক্যাম্পেইন'-এর জন্য ম্যাটেরিয়ালস ডিজাইন।
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: রুম্মান।
• বর্তমান অবস্থা: সম্পন্ন হয়েছে। ডিজাইনগুলো মিটিংয়ে উপস্থাপন করা হবে।

খ. বিগত সপ্তাহের কাজের পর্যালোচনা (১৫ মিনিট)

• বিষয়: ক্যাম্পেইন এবং দাওয়াহ কার্যক্রমের অগ্রগতি।
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: ফারিস।
• লক্ষ্য: গত সপ্তাহে পরিচালিত স্ক্রিন আসক্তি ক্যাম্পেইনের সফলতা এবং ওয়ান-টু-ওয়ান দাওয়াহ কার্যক্রমের ফলাফল নিয়ে আলোচনা।

গ. আগামী সপ্তাহের কর্মপরিকল্পনা (১০ মিনিট)

• বিষয়: নতুন পাঠচক্রের জন্য কারিকুলাম ও স্থান নির্ধারণ।
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: খালিদ ও সজীব।
• লক্ষ্য: 'আকাশের ওপারে আকাশ' বইটির উপর ভিত্তি করে একটি নতুন পাঠচক্র শুরু করার জন্য বিস্তারিত পরিকল্পনা তৈরি করা।

ঘ. আর্থিক পর্যালোচনা (৫ মিনিট)

• বিষয়: বর্তমান ফান্ড এবং প্রত্যাশিত খরচের হিসাব।
• দায়িত্বপ্রাপ্ত: ইউসুফ।
• লক্ষ্য: বর্তমান ৪,৫০০ টাকা ফান্ডের হিসাব এবং আসন্ন 'হারাম রিলেশনশিপ' ক্যাম্পেইনের জন্য আনুমানিক ১,৫০০ টাকা খরচের অনুমোদন নেওয়া।

ঙ. উন্মুক্ত আলোচনা ও প্রশ্নোত্তর (৫ মিনিট)

• বিষয়: সদস্যদের পক্ষ থেকে যেকোনো নতুন বিষয় বা প্রশ্ন নিয়ে আলোচনা।

চ. পরবর্তী পদক্ষেপ

• পরবর্তী মিটিংয়ের তারিখ ও সময়: ১২ সেপ্টেম্বর, ২০২৫, সকাল ১০:০০টা।
• এজেন্ডা প্রস্তুতকারী: সাদ
• তারিখ: ২৯ আগস্ট, ২০২৫

—

মিটিং মিনিটস

• মিটিংয়ের শিরোনাম: [যেমন: সাপ্তাহিক টিম মিটিং, মাসিক ক্যাম্পেইন পরিকল্পনা মিটিং]
• তারিখ: [তারিখ]
• সময়: [শুরু] - [শেষ]
• স্থান: [স্থান]
• সভাপতি: [সভাপতির নাম]
• উপস্থিত সদস্য: [উপস্থিত সদস্যের তালিকা]
• অনুপস্থিত সদস্য: [অনুপস্থিত সদস্যের তালিকা]

১. আলোচনার বিষয়বস্তু

বিগত সপ্তাহের কাজের পর্যালোচনা:

• [কাজ ১]: [প্রাপ্ত ফলাফল]
• [কাজ ২]: [প্রাপ্ত ফলাফল]
• [যেসব কাজ সম্পন্ন হয়নি, তার কারণ]: [কারণ উল্লেখ করুন]

মাসিক/সাপ্তাহিক পরিকল্পনা:

• [পরিকল্পনা ১]: [যেমন: আগামী সপ্তাহের মধ্যে একটি ফান্ডরাইজিং ক্যাম্পেইন শুরু করা]
• [পরিকল্পনা ২]: [যেমন: নতুন রিক্রুটদের নিয়ে একটি ওরিয়েন্টেশন সেশন আয়োজন করা]

দায়িত্ব বন্টন:

• *

গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত:

• [সিদ্ধান্ত ১]: [যেমন: মাসিক বাজেট ১০% কমানোর সিদ্ধান্ত নেওয়া হলো।]
• [সিদ্ধান্ত ২]: [যেমন: আগামী মাস থেকে সাপ্তাহিক পাঠচক্রের সময় পরিবর্তন করা হলো।]

২. আগামী কর্মপরিকল্পনা

ক. ফলোআপ অ্যাকশন ১: [যেমন: ফান্ডরাইজিংয়ের জন্য একটি বিস্তারিত প্ল্যান তৈরি করে ২ দিনের মধ্যে জমা দেওয়া।]

• দায়িত্বপ্রাপ্ত: সদস্যের নাম
• সময়সীমা: [তারিখ]

খ. ফলোআপ অ্যাকশন ২: [যেমন: রিক্রুটমেন্টের জন্য সম্ভাব্য টার্গেটেড অডিয়েন্সের একটি তালিকা তৈরি করা।]

• দায়িত্বপ্রাপ্ত: সদস্যের নাম
• সময়সীমা: [তারিখ]

৩. আর্থিক পর্যালোচনা

• বর্তমান ফান্ড: [পরিমাণ] টাকা
• প্রত্যাশিত খরচ: [পরিমাণ] টাকা

৪. মিটিংয়ের সমাপ্তি

• উপসংহার: [মিটিংয়ের একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ]
• দু'আ: [মিটিং শেষে পঠিত দু'আ]
• পরবর্তী মিটিং: [তারিখ ও সময়]
• মিটিং মিনিট প্রস্তুতকারী: [নাম ও পদ]
• তারিখ: [তারিখ]

—

এখান একটি নমুনা মিটিং মিনিটস দেওয়া হলো, যেখানে বাস্তব উদাহরণ ব্যবহার করা হয়েছে।

মিটিং মিনিটস

• মিটিংয়ের শিরোনাম: সাপ্তাহিক টিম মিটিং-০৩৩_২০২৫
• তারিখ: ২৯ আগস্ট, ২০২৫
• সময়: সকাল ১০:০০ - সকাল ১০:৪৫
• স্থান: ইউনিট অফিস
• সভাপতি: [সভাপতির নাম, যেমন: ফারিস]
• উপস্থিত সদস্য: [সদস্যের তালিকা, যেমন: সাদ, রুম্মান, ইউসুফ, খালিদ, শাফি]
• অনুপস্থিত সদস্য: [অনুপস্থিত সদস্যের তালিকা, যেমন: ফয়সাল (ব্যক্তিগত কারণে)]

১. আলোচনার বিষয়বস্তু

ক. বিগত সপ্তাহের কাজের পর্যালোচনা:

• ক্যাম্পেইন: স্ক্রিন আসক্তি লিফলেট বিতরণ সফলভাবে সম্পন্ন হয়েছে। মোট ১৫০ জনকে লিফলেট দেওয়া হয়েছে।
• দাওয়াহ: টার্গেট ছিল ৫ জনকে ওয়ান-টু-ওয়ান দাওয়াহ দেওয়া। ৩ জনের সাথে কথা বলা হয়েছে, যার মধ্যে ১ জন আমাদের পরবর্তী পাঠচক্রে আসার আগ্রহ প্রকাশ করেছে।
• ফান্ডরেইজিং: এই সপ্তাহে ২০০০ টাকা ফান্ড সংগ্রহ করা হয়েছে।

খ. মাসিক পরিকল্পনা:

• ক্যাম্পেইন: সেপ্টেম্বরের প্রথম সপ্তাহে একটি 'হারাম রিলেশনশিপ নিয়ে সচেতনতা ক্যাম্পেইন' আয়োজন করা হবে।
• পাঠচক্র: আগামী মাসে 'আকাশের ওপারে আকাশ' বইটি নিয়ে একটি নতুন পাঠচক্র শুরু করা হবে।

গ. দায়িত্ব বন্টন:

• খালিদ: নতুন পাঠচক্রের জন্য একটি কারিকুলাম তৈরি করবে।
• শাফি: নতুন রিক্রুটদের তালিকা তৈরি করবে এবং তাদের সাথে ফলোআপ করবে।

ঘ. গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত:

• আগামী মাস থেকে মাসিক বাজেটে ৫০ টাকা করে সাশ্রয় করে তা একটি জরুরি তহবিলে জমা রাখা হবে।

২. আগামী কর্মপরিকল্পনা

ক. ফলোআপ অ্যাকশন ১: ' হারাম রিলেশনশিপ নিয়ে সচেতনতা ক্যাম্পেইন'-এর জন্য প্রয়োজনীয় ম্যাটেরিয়ালস (পোস্টার, ব্যানার) ডিজাইন করে ইউসুফের কাছে জমা দেওয়া।

• দায়িত্বপ্রাপ্ত: রুম্মান
• সময়সীমা: ৫ সেপ্টেম্বর, ২০২৫

খ. ফলোআপ অ্যাকশন ২: নতুন পাঠচক্রের জন্য স্থান ও সময় নির্ধারণ করে সবাইকে জানানো।

• দায়িত্বপ্রাপ্ত: সজীব
• সময়সীমা: ২ সেপ্টেম্বর, ২০২৫

৩. আর্থিক পর্যালোচনা

• বর্তমান ফান্ড: ৪,৫০০ টাকা
• প্রত্যাশিত খরচ: আগামী ক্যাম্পেইনের জন্য আনুমানিক ১,৫০০ টাকা

৪. মিটিংয়ের সমাপ্তি

• উপসংহার: এই সপ্তাহের কাজগুলো সফলভাবে সম্পন্ন হয়েছে। আগামী মাসের জন্য আমাদের পরিকল্পনা বেশ সুসংগঠিত।
• দু'আ: সুবহানাকাল্লাহুম্মা ওয়া বিহামদিকা...
• পরবর্তী মিটিং: ৫ সেপ্টেম্বর, ২০২৫, সকাল ১০:০০টায়।
• মিটিং মিনিট প্রস্তুতকারী: [নাম, যেমন: সাদ]
• তারিখ: ২৯ আগস্ট, ২০২৫